Mis apreciaciones sobre la empresa
Toda empresa debe funcionar como una mesa de cuatro patas, pilares necesarios para que la institución pueda funcionar feliz y satisfactoriamente. Si una de esas cuatro patas se deteriora o no existe, la empresa jamás podrá prosperar. Esas cuatro patas son las siguientes:
- Producción
- Venta
- Supervisión
- Administración
PARTE I
PRODUCCIÓN
De nada vale una empresa que no produce. Si se trata de una fábrica de zapatos y no se producen zapatos… o no los suficientes, esa empresa está, irremediablemente, destinada y sentenciad al más absoluto e inevitable fracaso. Debe haber producción y la debe haber en su necesaria y justa medida.
En nuestro caso, PCE produce planos y asesorías. Si no tiene suficiente producción, PCE se va a pique. Claro que para lograr una eficaz producción, debe tomarse en cuanta unos cuantos e importantes factores, como la capacidad productiva. En nuestro escenario, PCE – para poder producir adecuadamente – debe contar con un equipo de técnicos y profesionales sanos, motivados, honestos y, sobre todo: ¡productivos!
VENTA
De nada vale que una fábrica de zapatos produzca los suficientes zapatos, de la mejor calidad, SI NO SE VENDEN. Hay un adagio que asegura que “no toda la empresa es el departamento de ventas, pero el departamento de ventas es toda la empresa”.
En nuestro caso, PCE vende servicios, pero no los vende con suficiente volumen, por lo que es imperativo edificar una ruta de trabajo para poder lograr ventas cuyos contratos o propuestas puedan cumplirse a tiempo y de manera satisfactoria y, además, dejando utilidad: ¡no pérdidas!
SUPERVISIÓN
En bienes-raíces hay un lema que dice: “locación, locación y locación”. Si uno invierte un capital en un bien inmueble mal ubicado, estará destinado al más absoluto fracaso. Si montamos una venta de perros calientes en una vía por donde no pasa nadie: ¡jamás venderemos un perro caliente!
El lema de toda empresa debería de ser: “supervisión, supervisión y supervisión”… y si queda algún tiempo, habría que seguir supervisando.
Cuando los empleados de una empresa sienten que no existe supervisión, se auto-corrompen. En tal escenario, la culpa sería de los directivos de la empresa, más que de los empleados. Una vez corruptos, esos empleados no podrían ser enmendados satisfactoriamente. Al ser descubierto, se sentirían acosados y la confianza entre patrón y esos empleados, jamás podría remendarse. Habría que salir de ellos y construir un nuevo equipo con sangre nueva, que sepa… desde el principio, que la empresa ejerce una supervisión estricta que va en favor de la institución, de los accionistas o dueños y de los mismos empleados, porque a través del éxito de la empresa, se pueden mantener la fuente de trabajo y la mejoría económica de sus empleados iría en mejoría en la medida que la empresa se fortalezca, mejore y de buenos resultados.
ADMINISTRACIÓN
Una persona, decía mi abuelo, puede tener grandes ingresos, pero si sus egresos superan a los ingresos, está destinado a la irremediable quiebra. En tal sentido, es más importante minimizar los egresos que lograr grandes ingresos.
Una vez que la empresa sea productiva y que lo que produce se venda, bajo una ESTRICTA SUPERVISIÓN, debe haber – IRREMEDIABLEMENTE – una administración minuciosa que le permita a los propietarios, directivo o accionistas, saber – ¡en todo momento! – dónde la institución está parada.
Se dan muchos caso en el que mientras se incrementan los ingresos de una empresa, se incrementa en igual o mayor medida los egresos. Cuando esos egresos son INORGÁNICOS, la empresa está destinada al fracaso. Puede haber egresos en el sentido de aportes al capital de la empresa. Puede haber egresos en diversidad de inversiones que más adelante produzcan utilidad y beneficios, pero no puede haber egresos INORGÁNICOS que no produzcan otra cosa que no sean gastos.
En el caso de PCE, por ejemplo, hubo – en su momento – tres oficinas que no se justificaban: una en Kendall, otra en Doral y la tercera en Davie. ¿Vale la pena tener tres oficinas? ¿Vale la pena tener DOS OFICINAS? Los gastos que ocasionaban las oficinas sobrantes se conocen como “GASTOS INORGÁNICOS”.
Si PCE, debido a la mala administración y, sobre todo, a la falta de supervisión, tiene empleados de más: ¡esos gastos son INORGÁNICOS! Hay que evitar, a toda costa, los gastos INORGÁNICOS.
PARTE II
En la reunión del sábado 1ro de junio de 2019, el Ingeniero Navarro habló de los planes que tiene para enmendar la empresa y elevar su productividad. Claro que no estoy capacitado para evaluar la factibilidad de sus proyectos, porque no soy técnico. Sin embargo, cuento con la experiencia que me han dado los años como empresario y administrador de empresas.
Mi abuelo, quien hizo una gran fortuna en Cuba, siendo español, decía que “los negocios pedían”. Uno no puede imponerle a las empresas. Las empresas deben ser las que imponen la marcha. Si uno tiene una empresa de transporte e invierte capital en demasiados camiones y no tiene suficientes clientes para transportar sus cargas, esa empresa fracasa. Por el otro lado, si la empresa logra incrementar su clientela y amerita invertir en más camiones para poder cumplir la transportación de la carga contratada: ¡se justifica la adquisición de nuevas unidades!
Transportando ese ejemplo a PCE, debemos sufrir una total y absoluta metamorfosis. Romper con todo lo malo, con los vicios que se han venido arrastrando durante mucho tiempo ya y conformar una institución sólida que pueda incrementar su producción, al menor costo posible, sin quedar mal con los clientes y, sobre todo: ¡sin producir pérdidas!
Toda empresa, toda institución… sea pública o privada: ¡es mejorable! Todo país, todo sistema político y social: ¡es mejorable! El problema radica en cómo mejorarlo: ¡he ahí el reto!
PRODUCCIÓN
Para poder producir, como ya he dicho, hay que tener los elementos y herramientas necesarias. Si uno quiere producir zapatos y ser competitivo en el mercado de hoy, hay que contar con la maquinaria más moderna y un personal adecuado que sepa sacarle el mayor beneficio.
Nosotros, en PCE, producimos servicios. Servicios de planos, asesoría y supervisión en el área de la construcción. Nuestra mayor herramienta está representada en los técnicos y profesionales que contratamos para poder darle término a un contrato, en los diferentes niveles, como estructural, diseño, plomería, electricidad y todo lo demás.
Si tuviéramos una fábrica de zapatos, iríamos a los países donde se construyen las mejores maquinarias, digamos que en Alemania. En nuestro caso, tenemos que buscar técnicos y profesionales que nos puedan representar a un costo justo, porque NO PUEDE SER que en “horas-hombres”, nuestros empleados ganen más que la empresa: ¡que es lo que ha venido sucediendo!
En Venezuela existen dos animales autóctonos, los cachicamos (los armadillos) y las lapas, que son unos roedores similares a una gigantesca rata. Cuando uno hace el papel de pendejo… se rompe la espalda trabajando para darle beneficio a otra persona que no hizo absolutamente nada, se dice que “cachicamo trabaja para lapa”, porque las lapas esperan a que los cachicamos (los armadillos) abran los huecos donde se suponen que van a vivir y una vez abierto esos huecos, las lapas se instalan en ellos y dejan a los cachicamos (a los armadillos) sin hogar.
PCE ha venido haciendo el papel del cachicamo (del armadillo), mientras que los empleados (sus arquitectos e ingenieros), han hecho el papel de las lapas. Se han beneficiados mientras la empresa ha producido pérdidas. Eso no puede seguir sucediendo.
Por un lado, es evidente que se han cotizado trabajos a costos muy bajos y, por el otro, se ha venido implementando un sistema de pagos de honorarios a nuestros empleados que no han sido los más adecuados… sin contar los posibles defalco a la hora de facturar horas que no se han trabajado.
Claro que tenemos el grave problema de la competitividad en este mundo nuevo tan dinámico. Si la empresa cotiza un trabajo por encima, jamás podrá lograr contrato, pero – al mismo tiempo – si para cumplir con los contratos obtenidos, hay que pagar más de lo que recibe por esos contratos, no estamos haciendo absolutamente nada.
Evidentemente que hay que diseñar un nuevo esquema. O se incrementa la cotización a los posibles clientes, en cuyo caso corremos el riesgo de no obtener el contrato: ¡o se modifica la forma en que se les paga a los profesionales y técnicos que generan nuestros productos!
En tal sentido, me tomé la libertad de colocar un aviso en las redes sociales para solicitar ingenieros y arquitectos para una “oficina de construcción del sur de La Florida”. Recibimos muchas propuestas.
Sabemos que los dibujantes pueden hacer sus trabajos, adecuadamente, a distancia, lo mismo desde sus viviendas en Miami, como en sus oficinas en la China.
En cuanto a la parte de ingeniería, la situación varía, sin embargo, se pudiera conseguir personal eficiente a menor costo en otros países, que conozcan los códigos de nuestro estado… e incluso, que se lo puedan aprender sobre la marcha.
Digamos que cerramos un contrato por valor de $ 10,000 y queremos obtener una utilidad BRUTA del 50%. Como nuestros costos de producción se producen por los honorarios a quienes nos preparan los planos y estamos actualmente considerando un promedio de $ 15 la hora, el presupuesto para ese determinado contrato, en horas-hombres, no podría exceder de los $ 5,000, es decir: de las 333 horas.
$ 5,000 es muchísimo dinero para un país como Venezuela, donde no hay trabajo para los arquitectos e ingeniero y el salario mínimo diario está estimado en $ 6. Pero Venezuela no es el único país con esa característica. En España y en muchos países de Europa, por ejemplo, hay profesionales – altamente calificados – desempleados trabajando de taxistas. A ese “mercado laboral” deberíamos de acudir y ofrecerles a los contratados una suma fija por un determinado trabajo.
Quizás haya que suplementarlo, en algún modo, localmente… esa parte técnica no la sé, pero tendríamos un control de al menos gran parte de la producción.
Estoy incluyendo en este trabajo un listado de los arquitectos e ingenieros que acudieron a mi llamado a través de las redes sociales, algunos de los cuales, por cierto, viven en Estados Unidos y no pocos en el Sur de la Florida.
Pudiéramos sorprendernos si a los profesionales locales les interesaría aceptar un contrato donde se les ofrecen montos pre-acordados por la terminación de sus obligaciones.
Lo que sí parece que no es buena práctica, sería continuar pagándoles a nuestros arquitectos e ingenieros por hora… sobre todo: ¡si no contamos con una adecuada supervisión!
Como ejemplo, pongo el ejemplo de mi “ranchito” de 12 pies x 7 pies, en el que se invirtieron 30 horas para producir unos planos que jamás pudieron ser presentados por estar sobre-estructurado. Al final contacté a una amiga arquitecta que estaba de paso por Miami y entre ella y yo hicimos los planos en media hora. Esa misma arquitecta me hizo los planos para un “open porche”, que fueron aprobados por la ciudad, y no se demoró ni dos horas, mientras yo conversaba con su marido y disfrutábamos de un buen vino y unos excelentes quesos. (Incluyo copias de los planos).
VENTA
Una vez que tengamos listo el equipo que nos permita cumplir con nuestros futuros clientes, tendríamos que diseñar una labor adecuada y efectiva de venta.
Mi experiencia indica que es a través del fax donde podríamos hacernos conocer de manera directa. Los emails “nadie” los abre, pero los faxes: ¡todos los leen!
Es SUMAMENTE IMPORTANTE tener un portal virtual que nos dé imagen de una gran empresa. En ese portal deberíamos colocar los mejores contratos de PCE y de NAVACO.
A través del fax, podríamos comenzar una campaña de darnos a conocer, para que nuestros “prospectos” (posibles clientes) sepan de nuestra existencia y que estamos dispuestos a cotizar por debajo de la competencia.
Es ahí donde el Ing. Navarro debería de intervenir, para CERRAR LOS CONTRATOS. Él tiene la experiencia necesaria como para el convencimiento necesario de cierra de todo contrato.
SUPERVISIÓN
Si vamos a contratar personal local y se persiste en cancelarle a ese personal por horas-trabajadas, ES IMPERATIVO contar con un supervisor que sepa en qué etapa está cada proyecto y, sobre todo, que el personal bajo nuestra supervisión esté todo en un mismo local, donde estamos todos. Sabemos que no funciona operar desde Davie y tener a los “productores” en Kendall.
Ahora bien… si logramos, satisfactoriamente, un sistema de distribución de labores en países en crisis, como España, Venezuela, etc… entonces esa supervisión sería minimizada y simplemente tendríamos que cambiarla por “EVALUACIÓN”, para saber en qué etapa está cada nivel del proyecto, a fin de poder cumplir con las pautas del contrato.
ADMINISTRACIÓN
Esta, como ya dije, es la CUARTA PATA de la mesa. Es necesario recordar que si una de esas patas se deteriora o no existe, la mesa se cae.
La administración de PCE ha sido, simple y llanamente: ¡inexistente! Es imposible lograr el éxito de una empresa que no tenga administración… por más que se produzca, se venda y se supervise.
Es IMPERATIVO saber cuántos nos deben, quién nos debe… cuánto debemos y a quiénes les debemos. Es IMPERATIVO saber cuánto gastamos en cada uno de los departamentos. Tenemos que saber cuánto les debemos a la catarata de tarjetas de crédito… de los préstamos que recibimos de Navaco para cubrir las nóminas y otros compromisos.
TENEMOS QUE SABER CUÁNTO HEMOS COTIZADO POR CADA CONTRATO. Eso es absolutamente IMPERATIVO. Si no sabemos el valor de cada contrato, no podríamos saber si estamos perdiendo o ganando.
Ahora bien. Mientras el Ing. Navarro sea el único propietario de PCE-NAVACO, todo va bien. Si tiene pérdidas y él está conforme con su pérdida, no hay problema. El problema se presentaría cuando él le reporta a un socio (NAVACO CM) una pérdida por mala administración, por mala supervisión y por haber cotizado por debajo un proyecto. ¡Ahí se crea un grave problema!
Hay que hacer lo IMPOSIBLE para que el socio del Ing. Navarro en Navaco CM, disfrute de unas ganancias y no se lamente de una pérdida. Los dos grandes proyectos que PCE está manejando con Navaco CM, podrían generar pérdidas y eso sería fatal para el futuro de la empresa. De hecho, bajo las normas internacionales en el mundo de los negocios, si esos dos proyectos producen pérdidas, el socio coreano del Ing. Navarro se tendría que ver obligado a sacar de su bolsillo el monto de la cuota que a él le corresponde, que entiendo es de un 50%. ¡Muy malo!
Tenemos que llevar, AL CENTAVO, los balances bancarios. Saber, con certeza, con cuánto contamos en cada cuenta. Tenemos que saber de dónde provienen esos préstamos que se reciben para cubrir los gastos y obligaciones de la empresa.
Tenemos que saber, EXACTAMENTE, cuando se cumplen las etapas de cobro. Por ejemplo. Un determinado contrato especifica que el próximo pago se cumple cuando los planos sean entregados. La Administración tiene que saber CUANDO SE ENTREGARON ESOS PLANOS, para poder comenzar la labor de cobranza.
Es posible que hoy haya unos $ 100.000 en la calle. No todo está por cobrar, pero NO SABEMOS cuánto de esos cien mil dólares podemos cobrar mañana mismo. ESO ES FALTA DE ADMINISTRACIÓN y así no vamos a ninguna parte.
Para poder armar un sistema administrativo competente, tenemos que saber, DE INMEDIATO, lo siguiente:
- El valor de cada proyecto vigente
- Cuánto se ha cobrado ya por cada proyecto vigente o culminado
- Cuánto debemos y a quiénes les debemos
Como punto de partida de esta nueva etapa de PCE, tenemos que tener esa información de la manera más exacta posible. Digamos que “creemos” que un cliente nos debe una cantidad determinada y lo llamamos para cobrarle y resulta que el cliente sabe QUE NO NOS DEBE ABSOLUTAMENTE NADA: ¡lo perdemos como cliente!
Por el otro lado… digamos que un cliente sabe que nos debe una cantidad determinada por nuestros servicios prestados, pero no le hemos presentado la factura de cobro: ¡nos toma por ineptos!
De nada vale producir, vender y supervisar, si no COBRAMOS POR NUESTROS SERVICIOS.
Por otro lado, cada depósito que hagamos tiene que estar DEBIDAMENTE RESPALDADO por una orden. Cada gasto en el cual incurrimos, tiene que estar DEBIDAMENTE RESPALDADO por una orden. Tenemos que saber qué empresa (PCE o NAVACO) pagó por qué cosa… y, sobre todo: ¡cómo lo pagó! No es lo mismo pagar una cuenta con una tarjeta de débito que con una tarjeta de crédito… ¡o en efectivo!
Si no llevamos un control EXACTO, podríamos estar duplicando información y eso nos podría engañar, alegando que hemos perdido más de lo que en realidad perdimos.
Cada cheque que se haga tiene que cumplir con el protocolo adecuado, para poder registrar a quién se le pagó, por qué se le pagó y qué empresa (PCE o Navaco), pagó.
Por último. Si nos acostumbramos a llevar la administración adecuadamente, cuando comencemos a crecer y, sobre todo, a crecer con otros socios (como el coreano), estaremos ya en la ruta de lo adecuado.
Espero que este informe sea de utilidad para nuestra institución.
Davie 3 de junio de 2019
